E-BELGE : https://ebelge.gib.gov.tr/anasayfa.html

Yeni düzenleme: 509 genel tebliğ: https://www.gib.gov.tr/sites/default/files/fileadmin/mevzuatek/vukteb509.pdf

Elektronik Defter Genel Tebliğler
1 nolu (2011) https://www.gib.gov.tr/node/88458
2 nolu (2013) https://www.gib.gov.tr/node/87550
3 nolu (2019) https://www.gib.gov.tr/node/140509

Kavramlar hakkında birkaç not
“e-arşiv” kafa karıştırıcı bir kavram. Aslında E-fatura gibi ve ondan farklı bir elektronik fatura çeşididir. e-fatura kapsamında olan mükellefler, e-fatura kapsamında olmayan mükelleflere veya vergi mükellefi olmayanlara kağıt fatura değil e-arşiv fatura düzenlemek zorundadır.

e-fatura ve e-arşiv fatura arasında ne fark var?
E-fatura düzenleyen mükellef, e-fatura belgesini tüm unsurları (faturaya konu mal ve hizmet satırları dahil) ile GIB Portal’a gönderir. GIB portal’dan bu fatura yine tüm unsurları ile görüntülenebilir, bilgisayara indirilebilir ve muhasebe sistemine otomatik olarak aktarılabilir.

E-arşiv faturasında ise düzenleyen, belgeyi GIB portal’a göndermez. O ay düzenlediği faturaların başlık bilgilerini (kime düzenlendi, tarihi, toplam tutarı vb.) belli sürelerde liste halinde GIB portal’a gönderir (raporlar).

Adına e-arşiv faturası düzenlenmiş kişi veya kurum GIB portala girerek adına düzenlenen faturanın başlık bilgilerini sorgulayabilir. Faturanın içeriğini göremez. Dolayısıyla e-arşiv faturası elden veya e-posta yoluyla adına düzenlenen kişi/kurum’a gönderilmek durumundadır.

Mali mühür veya e-imza
Gerçek kişilerde e-imza, Tüzel kişilerde mali mühür söz konusudur.
Bir kağıt belge üzerine atılan kaşe, imza, parmak izi nasıl belgenin geçerliliğini sağlıyorsa, bir e-belgenin geçerlilik kazanması için e-imza ile imzalanması veya mali mühür ile mühürlenmesi gerekmektedir.

Meraklısına not
E-belgeler diğer tüm sanal belgeler gibi kod bloklarından oluşmaktadır. E-imza veya mali mühür, bu kodların sonuna eklenen kodlardır/şifrelerdir denirse yanlış olmaz kanaatindeyiz.

Berat yükleme
Muhasebe bilgi sisteminde bulunan yevmiye ve defteri kebir kayıtları bir belge haline getirilir (XML) ve MALİ MÜHÜR ile mühürlenip gelir idaresine gönderilir. Gelir idaresi de gönderilen dosyayı mühürler ve böylece belge (e-defterler) hukuken geçerlilik kazanır.

Genel Kaideler
E-fatura zorunluluğu bulunan mükelleflerin aynı zamanda e-arşiv fatura ve e-defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu var.
E-defter zorunluluğu getirilen mükellefler, e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır. E-fatura sistemine geçen (e-fatura kullanıcı listesine dahil olan) işletmeler kağıt fatura düzenleyemez ve bu işletmeler e-fatura sistemine dahil olan diğer firmalara e-fatura haricinde fatura düzenleyemez.

Kapsam
454 tebliğ “2018 10 milyon TL ciroyu aşan mükellefler 1 Ocak 2020 itibariyle e-faturaya geçmesi zorunludur” kuralı hariç artık yürürlükte değil denilebilir.

509 sayılı yeni tebliğ ile beraber brüt satış hasılatı (600+601+602 hesaplar toplamı) 2018 veya 2019’da 5 milyon TL’yi geçen mükellefler 1 Temmuz 2020’den itibaren e-fatura sistemine geçmek zorundadır.

Kendi web sitesinde satış yapan mükellefler ile ilgili özel bir hüküm yoktur. Sadece e ticaret aracı şirketler (sahibinden, n11, hepsiburada vb.) ve e-ticaret reklam hizmeti verenler 1/1/2020 itibariyle e-faturaya uygulamasına geçmek zorundalar.

E-fatura mükellefi olunmadığı halde vergi mükelleflerine düzenlenen vergiler dahil 5.000 TL ve üstü faturalar e-arşiv fatura olarak düzenlenmek zorunda. Vergi mükellefi olmayanlarda bu tutar 30.000 TL.

Dikkat! Bir günde aynı kişi veya kuruluşa düzenlenen birden fazla fatura varsa, bu faturaların toplamı 5.000 TL’yi geçerse e-arşiv faturası düzenlenmek zorunda.
Örneğin, sabah 2.000 TL, öğlen 2.500 TL aynı firmaya fatura düzenlendiğini düşünelim. O gün 1.000 TL daha fatura düzenlenmesi gerekirse daha önce düzenlenen kağıt faturalar iptal edilip e-arşiv faturası düzenlenir.
Bu hususta daha net bir kanaat edinmek için, uygulama kılavuzunun yayınlanması beklenmelidir.

E-fatura mükellefleri listeleri faturanın düzenlendiği bilgi sistemleri tarafından vergi numarası/TCNO bazında sorgulanmak durumundadır.
https://ebelge.gib.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html

Diğer sorgulamalar
https://ebelge.gib.gov.tr/earsivkayitlikullanicilar.html
https://ebelge.gib.gov.tr/esmmkayitlikullanicilar.html

E-fatura – E-defter Sisteme giriş
Kurumlar vergisi mükellefleri Kamu Sertifikasyonu Merkezi’nden mali mühür alır. Süreç 15 gün alabilir. 3 yıl geçerlidir. Birden fazla mali mühür alınması tercih edilmelidir. http://www.kamusm.gov.tr/

Entegratör ile anlaşılması teoride opsiyoneldir ancak e-fatura düzenlemek zorunda olanların problem yaşamamaları için saklama hizmeti veren bir entegratör firma ile anlaşmaları gerekecektir.Diğer seçenekler, direkt e-fatura portaldan fatura düzenlenebilir veya firma gerekli şartları karşılamak suretiyle kendi bünyesinde e-fatura sistemini kurabilir.

E-fatura başvurusu: https://ebelge.gib.gov.tr/efaturabasvuru.html

E-defter başvurusu: http://www.edefter.gov.tr/edefterbasvuru.html
E-fatura’ya geçiş sürecine benzer aşamaları vardır.

Geçiş süreci
e-fatura Demo sayfa: https://test.efatura.gov.tr/efatura/login.jsp
e-arşiv Demo sayfa: https://earsivportaltest.efatura.gov.tr/login.jsp

E-defter BERAT
Kural olarak beratlar aylık yüklenir. Sene başında gelir idaresine bildirmek şartı ile 3 aylık verilebilir. 3 ayda bir gönderilecek olmasına rağmen her ay için ayrı ayrı berat oluşturulacaktır.
Berat gönderildikten sonra defterde yapılacak düzeltmeler TAHSİS KAYDI gerektirir ki bu zor bir süreçtir.

Özellikli durumlar
Hal kayıt sistemine dahil olan mükellefler 1/1/2020 tarihi itibariyle aşağıdaki e-belge türlerine ve e-defter uygulamasına geçiş yapmak zorundadır. https://hks.hal.gov.tr/Pages/Account/Login.aspx. Hangi işletmelerin e-fatura sistemine geçmek zorunda olacaklarına ilişkin muhtemelen GİB portalda bir sorgu ekranı açılacak.
E-fatura / e-arşiv
E-irsaliye
E-müstahsil makbuzu

Serbest meslek mensupları 1/6/2020 tarihi itibariyle e-smm uygulamasına geçmek zorundadır. Yeni işe başlayan SMM işe başladıkları ayı izleyen 3ncü ayın sonunda e-smm uygulamasına geçmek zorunda.

Kredi kartı ile tahsilat alınan müşterilere de ayrıca e serbest meslek makbuzu düzenlenmesi zorunludur.

Zaman Damgası
Zorunlu olmamakla beraber almakta fayda vardır. Örneğin GIB sisteminde problem olması halinde ve bu problemin GİB portalda ilan edilmesi durumunda berat yüklenememesi dolayısıyla e-defter zaman damgası ile damgalanabilir. Sistem açıldığında beratlar yüklenebilir.

Mücbir sebep
Sistemde arıza olması gibi bazı durumlarda kağıt belge düzenlenmesi söz konusu olabilecektir. Dolayısıyla eldeki mevcut koçanlar bir süre daha saklanmalıdır.

Envanter defteri uygulaması eski şekli (kağıt defter olarak, noter onayına tabi) ile devam etmektedir.

Meslek mensuplarının dikkat etmesi gereken bazı durumlar

  • E-fatura listesine giren mükelleflerin işletmeleri için firma içi muhasebe sisteminin kurulması zorunluluk arz edecektir. Dolayısıyla mali müşavirlik programları ile kayıtlarının tutulmaya devam edilmesi mümkün değildir. BAKINIZ
  • E-defter beratlarını 3 aylık vermek isteyenler 1 ocak tarihinde gelir idaresine başvuru/bildirim yapmak zorundadır. Bu bildirim her sene tekrarlanmalıdır.
  • Beratların aylık veya üç aylık olarak dönem içinde düzenli olarak yüklenmesi aslında öteden beri dikkat edilmesi gereken bazı kuralların uygulanmasını zorunlu hale getirecektir.
  • Her belge (banka dekontları hariç) tek fiş olarak düzenlenmek zorundadır. Banka dekontları tek bankanın ekstresi gün gün işlenebilir.
  • Belge türleri büyük önem arz etmektedir. “diğer” seçeneği, sayılan belge türlerine girmeyen diğer her tür belgeyi ifade eder.
  • Muhasebe kayıtları gününde yapılmak durumundadır.
  • Beratları yüklemeden mutlaka mizan alınarak hesaplar kontrol edilmelidir. Örneğin 10.000 TL bakiyeli bir kasa, vergi incelemesine yol açabilir.
  • Mutlaka birden fazla mali mühür alınmalıdır. Çünkü mali mühürün bozulması gibi bir durumda yeni bir mali mühürün alınması zaman alacaktır. Bir mali mühür mutlaka meslek mensubunda olmalıdır.
  • İdeal olan beratların meslek mensubu tarafından gönderilmemesidir. Beratı gönderen onları saklama yükümlülüğüne de sahip olacak, çıkacak sorunlardan sorumlu tutulacaktır.